作業の効率化や簡単にできる情報管理について

情報管理には、情報の漏えいを死守する目的と、業務の効率化を図る目的があります。
社内にある膨大な情報をしっかりと系統立てて管理することは大切です。せっかく情報があっても、使いこなせていないと意味がありません。

もちろん、
新製品の開発情報が社外に漏れてしまったら、ライバル企業に先を越されてしまうかもしれません。

社内で管理している顧客情報が漏れてしまったら、顧客の信用を失い、業績が悪化してしまいます。

悪い例をあげましたが、作業効率化をしながらも、情報漏洩はしないようにしっかりと守らなくてはいけません。

ということで今回は、どちらも両立できる“社内で実施できる情報管理方法”について簡単に解説していきます。

作業を効率化するための情報管理とは？

まずは、作業を効率化するための情報管理方法を３つご紹介していきます。

作業効率化の情報管理１　情報管理専用ソフトを導入する

まずは、情報管理専用ソフトの導入を検討してみましょう。
セキュリティの強化にもつながります。
使いこなすと営業ツールにもなりますので、検討してみてください。

作業効率化の情報管理２　社内での情報共有のツールを利用する

次に、社内での情報共有ツールの利用を検討してみましょう。

メールでやりとりとなると、名前や、導入の挨拶などを書かなければなりませんが、こういった情報共有ツールを使うことで連絡を簡素化することができ、スムーズに社内でやりとりすることができます。

情報管理専用ソフトの中にも、こういった共有機能があることもあります。

作業効率化の情報管理３　アナログデータの紙出力を極限まで減らす

情報を一発で検索しやすくするためには、デジタル化するのが手っ取り早い方法です。
アナログデータでやりとりすることを控えて、できるだけデジタル上でやりとりしましょう。

会議でも一人ひとり紙をプリントアウトするのではなく、ひとりひとつタブレットやPCを支給する方が、結果的には仕事がはかどる可能性が高いのです。

紙媒体は場所も取るので、デジタル化することで資料倉庫の賃料などがなくなり、節約につながる場合もあります。

情報管理のために社内で実施を検討すべきこととは？

次に、情報管理のために社内で実施を検討すべきことを６つ紹介していきます。
当たり前のようにされているかもしれませんが、改めてご確認ください。

重要情報は社外秘（持ち出し禁止）にする重要情報は社外に持ち出すことを禁止しましょう。社内に情報が持ち出せないように物理的に制限をかけるという手もあります。
たとえば、コールセンターでは、コールセンター業務に入るまえに、私物のタブレットやスマートフォンはロッカーにしまわないといけない仕様になっているところもあります。

人の出入りが激しい部署ほど、社外秘資料を物理的に外に持ち出せない仕組みを考えるべきです。

社内で情報公開範囲を限定する重要情報は、社員全員に共有するのではなく、必要最小限の公開範囲にとどめましょう。情報公開範囲を限定することで、情報漏洩を防止できます。

人間は知ってしまったことを隠し通すことが難しい、という性質を持っていることもあります。
となれば、最初から不必要な情報を教えなければ良いのです。

社員と守秘義務について誓約書を取り交わす社員を新しく雇う際には、守秘義務について契約書を取り交わしましょう。
また、競合他社にすぐに転職することを禁止することはできませんが、退職後にノウハウや情報を漏らさないよう競業避止義務に同意してもらいましょう。

ライバル企業に社内の技術や情報が伝わることを防ぐことができます。

会社のPCにセキュリティソフトを適切に導入する会社のパソコンにはセキュリティソフトを導入しましょう。また、IDやパスワードは定期的に変更し、セキュリティソフトは適宜アップデートしましょう。

情報管理は「一度これをしたから終わり」というものではなく、継続的に意識を配る必要があるものなのです。

社外のwi-fiを使わない会社からパソコンを支給されている場合、カフェなどで仕事をすることも多いでしょう。その場合、むやみにフリーwi-fiに接続してはいけません。

なぜなら、wi-fiを使うことで情報が漏れてしまうケースも多々あるからです。社外のwi-fiを使わないよう、徹底して教育を行いましょう。

ヒューマンエラーを防ぐ取り組みを行うヒューマンエラーとは、メールの宛先ミスや、FAXの送信番号ミスなどです。

うっかりミスによって、社内機密が漏れてしまう可能性は十分にありえます。
そういったヒューマンエラーを防ぐために、たとえば、添付ファイルと付ける場合は、かならずパスワードをつけ、間違ってファイルが届いてしまったとしても、簡単には開けられないようにする、などの行動を習慣づけておくと良いでしょう。

また、ヒューマンエラーを防ぐために、専門家による情報管理の大切さを啓蒙する勉強会を開くなどの取り組みを検討しましょう。